Event Coordinator Northern Europe (w/m/d)

Der Event Coordinator Northern Europe (w/m/d) unterstützt das Communications Team bei der Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen innerhalb der Northern Europe Unit. Darüber hinaus übernimmt die Position administrative und organisatorische Aufgaben, koordiniert eventbezogene Kommunikationsaktivitäten und unterstützt die Bereitstellung und Verteilung von Inhalten über interne Kommunikationskanäle. Die Rolle stellt effiziente Abläufe, eine professionelle Durchführung von Veranstaltungen und eine enge Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sicher. Event Management & Organisation - Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen - Erstellung und Pflege von Projekt-, Termin- und Ablaufplänen - Koordination von Veranstaltungsorten, Catering, Technik und externen Dienstleistern - Teilnehmermanagement inklusive Einladungs-, Anmelde- und Rückmeldungsmanagement - Organisation aller logistischen Maßnahmen vor, während und nach Veranstaltungen - Vorbereitung von Veranstaltungsunterlagen und Teilnehmerinformationen - Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen vor Ort - Nachbereitung und Dokumentation von Veranstaltungen - Pflege von Eventkalendern und Veranstaltungsübersichten  Kommunikations- und Content-Unterstützung - Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen rund um Veranstaltungen - Koordination von Inhalten und Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen und Stakeholdergruppen - Nachverfolgung von Freigaben und Abstimmungsprozessen - Koordination von Übersetzungen und länderspezifischen Anpassungen - Unterstützung bei der Veröffentlichung und Verteilung von Informationen über bestehende Kommunikationskanäle - Pflege von Präsentationen, Kommunikationsmaterialien und Veranstaltungsunterlagen - Unterstützung bei der Aktualisierung von Inhalten auf internen Plattformen  Administrative Unterstützung - Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Budgetübersichten - Unterstützung bei der Budgetkontrolle und Kostenverfolgung von Veranstaltungen - Pflege von Kalendern, Übersichten und Planungsinstrumenten - Organisation und Koordination von Meetings und Terminen - Erstellung und Pflege von Teilnehmerlisten, Statusübersichten und Dokumentationen - Verwaltung von Vorlagen, Verteilerlisten und administrativen Prozessen - Unterstützung bei Reportings und Auswertungen - Allgemeine administrative Unterstützung des Communications Teams Fachliche Anforderungen - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in den Bereichen Eventorganisation, Assistenz, Administration oder Projektkoordination - Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten - Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern sowie administrativen Prozessen - Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und SharePoint - Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift  Persönliche Kompetenzen - Hohe Service- und Teamorientierung - Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise - Organisationsgeschick und ausgeprägte Detailgenauigkeit - Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten - Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte parallel zu koordinieren - Zuverlässigkeit und Eigeninitiative - Hands-on-Mentalität und pragmatische Lösungsorientierung