Recepcionista

Objetivo del Puesto: Facilitar la comunicación entre el personal de la agencia y los contactos exteriores, así como entre los mismos empleados de la agencia.  Apoyo al trabajo administrativo. Funciones Principales: - Recibe y organiza la correspondencia externa e interna de todos los empleados de la agencia. - Recibe llamadas nacionales e internacionales y las conecta con los empleados. - Facilita el acceso de llamadas a celular e internacionales de los empleados. - Maneja la agenda de contactos.  (Ogilvy nivel mundial, Agencias de Publicidad, clientes, etc.) Actividades Principales: - Emite ¨quedan¨ a proveedores contra factura y orden. - Entrega de materiales publicitarios. - Entrega facturas y órdenes de medios/producción a los departamentos de contabilidad y producción. - Localiza a miembros de la agencia cuando son solicitados (por teléfono o por altavoz en algunos casos). - Recibe a visitantes/clientes amablemente y localiza al empleado encargado. - Mantiene al día los contactos de la agencia. - Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas - Facilita la comunicación interna de la agencia. - Elabora calendarios de cumpleañeros mes a mes Competencias: - Capacidad para aprender a manejar sistemas informáticos. - Organizada y metódica. - Capacidad de trabajar en equipo. - Vocación de servicio, compromiso con el trabajo y la Institución. - Habilidades en lenguaje oral y escrito, tanto en fluidez como en claridad. - Buen relacionamiento interpersonal. - Actitud positiva, con deseos de aprender y contribuir positivamente. - Autodidacta y Pro-activa. - Muy buena presentación Factores Claves de Éxito: - Organización y seguimiento oportuno. - Buena comunicación. - Iniciativa. - Confidencialidad - Amabilidad - Honestidad