Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt: Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen. Die Position ist in unser Abteilung PMO & Dokumentenmanagament mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt. Aufgaben, die motivieren: - Operative Unterstützung und qualifizierte Vertretung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft sowie Übernahme fachlicher Koordinationsaufgaben innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams. - Mitarbeit bei der Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie der termingerechten Übergabe von Projektunterlagen, ID-/OD-Dokumenten und Lieferergebnissen an den Auftraggeber. - Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL) einschließlich Statuspflege, Forecast-Erstellung und Terminüberwachung. - Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenmanagement- und Qualitätssicherungsstandards, Dateinamenskonventionen, Prüfprozessen und Ablagestrukturen im Projekt. - Operative Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online als zentrale Plattform für Ablage, Steuerung und Zusammenarbeit. - Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten, Berechtigungen und standardisierten Vorlagen gemäß den Projektanforderungen. - Unterstützung von Dokumentenersteller:innen, Planlaufmanagement und DCC-Personal bei formalen Anforderungen, Systemanwendungen, Uploads und Prüfprozessen. - Erstellung und Aufbereitung von KPI-Auswertungen, Statusberichten sowie Entscheidungsgrundlagen zum Dokumentenfortschritt. - Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung, Dokumentensteuerung, Planlaufmanagement und weiteren internen sowie externen Schnittstellen zu operativen Fragestellungen. - Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Templates und Dokumentationsstandards im Projektumfeld. Qualifikationen, die überzeugen: - Abgeschlossenes Studium, kaufmännische oder technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation; bevorzugt in Informationsmanagement, Projektmanagement, Bau-/Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbarer Fachrichtung. - Von Vorteil: Qualifizierung im Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder in Microsoft 365 / SharePoint Online; gute Kenntnisse in Dokumentenlenkung, Qualitätsmanagement und digitaler Zusammenarbeit. - Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, PMO, Project Controls oder vergleichbaren Projektfunktionen; Erfahrungen in Infrastruktur- oder Großprojekten sind wünschenswert. - Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, Dokumentenlenkung, Dokumentenprüfung, Statusverfolgung, Master Document Lists sowie formalen QS-Anforderungen. - Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint. - Gutes Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Bibliotheken, Such- und Ablagestrukturen sowie Vorlagenmanagement. - Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen und Abstimmungsterminen; Führerschein von Vorteil. - Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern. - Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und operative Themen konsequent nachzuverfolgen. - Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität in einem dynamischen Projektumfeld. - Keine disziplinarische Führungsverantwortung, jedoch fachliche Anleitung, Koordination und Vertretung von Aufgabenpaketen innerhalb des Dokumentenmanagements. - Prozess- und serviceorientierte Denkweise sowie aktiver Beitrag zur Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenmanagementlandschaft. Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!