Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit ✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten. Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält. Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation. Deine Rolle Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen. Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich. Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung. Deine Aufgaben Büro & Administration - die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten - die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten - der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern Organisation & Support - die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte - die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding - die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte - die Organisation von Geburtstagen und internen Events Rund ums Büro (Facility) - das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement - die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand - die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk) - kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag Feel-Good-Management & Teamkultur - Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier - Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen - Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen Schriftverkehr & Dokumentation - das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren - das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben Dein Profil - eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle - Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken - Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen - kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern - eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise - sicherer Umgang mit MS Office - sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren. - Nice to have: technisches Verständnis Wir bieten Dir - die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten - eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit - ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen - eine feste Ansprechperson in der Büroleitung - einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist - eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit - eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung - Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen Bewerbung 📩 Klingt nach Dir? Sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung mit: - einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum - einem tabellarischen Lebenslauf - und Kopien deiner Zeugnisse Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!