Secretaresse Personeel & Organisatie

Wat ga je doen? Organiseer jij graag, houd je overzicht en vind je het leuk om verschillende managers te ondersteunen? Dan is deze afwisselende secretariële functie binnen P&O misschien iets voor jou. Als secretaresse ondersteun je het hoofd van de afdeling ARBO en leden van het managementteam P&O. Je zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken en overleggen goed zijn georganiseerd en dat acties tijdig worden opgevolgd. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's en contacten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: - beheren en afstemmen van meerdere agenda’s en plannen van afspraken; - voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en overleggen; - bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken; - afhandelen en coördineren van telefoon- en e-mailverkeer; - ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden; - meedenken over een efficiënte werkwijze en een goede onderlinge afstemming op het secretariaat; - samenwerken met collega-secretaresses om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen. Hoe ziet je werkomgeving eruit? Je werkt binnen het servicebedrijf Personeel & Organisatie (P&O) van Maastricht UMC+. P&O ondersteunt leidinggevenden en medewerkers bij uiteenlopende personele en organisatorische vraagstukken. Je verdeelt je werkzaamheden tussen de afdeling ARBO en de secretariële ondersteuning van het managementteam P&O. Je werkt samen met managers, adviseurs en collega-secretaresses. Dat vraagt om goede afstemming, zelfstandigheid en gevoel voor de onderwerpen die binnen de organisatie spelen.