Geschäftsführungsassistenz mit Organisationsverantwortung (m/w/d)

Die Bergholz Gruppe steht für durchdachte Immobilieninvestments im norddeutschen Raum – wir entwickeln, realisieren und verwalten Immobilienprojekte und schaffen nachhaltige Werte für Kapitalanleger, Eigentümer und institutionelle Investoren. Du organisierst gerne, behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und packst selbst mit an, damit im Büro alles zuverlässig funktioniert? Als Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst Du eine zentrale Rolle in unserer Unternehmensorganisation. Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und stellst sicher, dass Aufgaben zuverlässig erledigt, Termine eingehalten und administrative Abläufe strukturiert organisiert werden. Dabei verbindest Du eigenverantwortliche Koordination mit praktischer Büro- und Sekretariatsarbeit. Dein Ziel: reibungslose Abläufe, klare Zuständigkeiten und konsequent erledigte Aufgaben, auf die sich unsere Geschäftsführung und das gesamte Team jederzeit verlassen können. Warum wir? Wir bieten Dir: - Einen sicheren Arbeitsplatz in einem stark wachsenden Immobilienunternehmen - Eine verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenbereich - Eine strukturierte und intensive Einarbeitung - Moderne digitale Prozesse und professionelle Arbeitsstrukturen - Hochwertige Arbeitsausstattung - Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien - Ein motiviertes Team mit offener Kommunikation - Regelmäßige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Klare Perspektiven für Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung - Mitarbeiter-Rabatte auf eigene Immobilien - Langfristige Perspektive innerhalb der Bergholz Gruppe Wir bieten Dir: - Einen sicheren Arbeitsplatz in einem stark wachsenden Immobilienunternehmen - Eine verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenbereich - Eine strukturierte und intensive Einarbeitung - Moderne digitale Prozesse und professionelle Arbeitsstrukturen - Hochwertige Arbeitsausstattung - Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien - Ein motiviertes Team mit offener Kommunikation - Regelmäßige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Klare Perspektiven für Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung - Mitarbeiter-Rabatte auf eigene Immobilien - Langfristige Perspektive innerhalb der Bergholz Gruppe Du verantwortest die Büroorganisation und unterstützt die Geschäftsführung bei organisatorischen und kaufmännischen Themen. Dabei koordinierst Du offene Vorgänge und erledigst tägliche Verwaltungsaufgaben eigenständig. Konkret bedeutet das: - Briefpost und E-Mail-Postfächer bearbeiten, Nachrichten priorisieren und deren Weiterleitung und Erledigung sicherstellen - Termine, Meetings sowie die Tages- und Wochenplanung der Geschäftsführung organisieren und nachbereiten - Eine zentrale Aufgabenübersicht pflegen, Fristen überwachen und offene Aufgaben bei Mitarbeitern, Partnern und Dienstleistern verbindlich nachhalten - Verträge zu Gesellschaften, Immobilientransaktionen und Finanzierungen vorbereiten und pflegen sowie die rechtliche Prüfung durch zuständige Stellen koordinieren - Dokumente strukturiert ablegen und archivieren sowie Protokolle, Berichte, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen - Die Rechnungsstellung koordinieren und kontrollieren, bei Bedarf selbst Rechnungen erstellen sowie Überweisungen gemäß den festgelegten Freigabeprozessen bearbeiten - Büroversorgung, Ordnung, Reinigung und Ausstattung organisieren und praktische Aufgaben bei Bedarf selbst übernehmen - Schlüssel, Geräte und Fuhrpark verwalten sowie Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter vollständig vorbereiten - Mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern kommunizieren und wiederkehrende administrative Verpflichtungen verwaltenOrganisatorische Probleme frühzeitig erkennen, Abläufe verbessern und nach Absprache einzelne private Organisationsaufgaben der Geschäftsführung vertraulich Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, bringst Du Folgendes mit: - Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation - Mindestens 1 Jahr relevante Berufserfahrung in der Büroorganisation oder kaufmännischen Koordination, beispielsweise in einer Assistenzfunktion - Gutes kaufmännisches Verständnis für Rechnungen, Verträge und Fristen - Einen sicheren Umgang mit MS Office sowie digitalen Aufgaben- und Ablagesystemen - Sichere Kommunikationsfähigkeiten und einen guten schriftlichen Ausdruck - Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren - Eine schnelle Auffassungsgabe sowie eine genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung bis zum Abschluss einer Aufgabe zu übernehmen - Freude daran, neben koordinierenden Aufgaben auch praktische Büro- und Sekretariatsarbeiten selbst zu erledigen - Ein freundliches, professionelles Auftreten sowie Verbindlichkeit und Durchsetzungsfähigkeit - Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen - Teamgeist, Hilfsbereitschaft und einen pragmatischen Blick für Lösungen und Verbesserungen Nach Deiner Einarbeitung übernimmst Du zunehmend eigenständig Verantwortung für die Büroorganisation und definierte Aufgaben der Geschäftsführungsunterstützung. Dabei lernst Du unsere internen Abläufe, Systeme und Zuständigkeiten umfassend kennen und entwickelst Dich zum verlässlichen Ansprechpartner für organisatorische und administrative Fragestellungen. Mit dem Wachstum der Bergholz Gruppe wachsen auch Deine Möglichkeiten,mehr Verantwortung zu übernehmen und Dich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln. Du möchtest dafür sorgen, dass hinter einer wachsenden Immobiliengruppe eine ebenso zuverlässige Organisation steht? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil der Bergholz Gruppe.