Excecutive Assistant

Executive Assistant Objetivo del puesto Brindar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel, asegurando una gestión eficiente de agenda, reuniones, viajes, comunicación y seguimiento de compromisos. Buscamos una persona altamente organizada, resolutiva y discreta, con capacidad para anticiparse a necesidades, manejar múltiples prioridades y facilitar que la operación diaria de la Dirección fluya de manera eficiente. Responsabilidades principales - Administrar y coordinar una agenda ejecutiva dinámica, priorizando reuniones, compromisos y actividades de acuerdo con su nivel de importancia. - Coordinar reuniones internas y externas con clientes, socios, proveedores y equipos de trabajo. - Dar seguimiento a acuerdos, pendientes y compromisos derivados de reuniones. - Anticipar conflictos de agenda, necesidades logísticas y temas que requieran atención. - Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedaje, transportación e itinerarios. - Preparar información, documentos, presentaciones y materiales necesarios para reuniones. - Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes, identificando prioridades y canalizando cada tema con las personas correspondientes. - Mantener comunicación y coordinación constante con diferentes áreas de la organización. - Apoyar en la organización de reuniones ejecutivas, eventos y actividades corporativas. - Gestionar comprobaciones, gastos, reservaciones y otros procesos administrativos. - Mantener organizada y disponible la documentación e información relevante. - Manejar información sensible y confidencial con absoluta discreción. - Dar seguimiento proactivo a tareas y compromisos hasta asegurar su cierre. - Resolver imprevistos y cambios de último momento con rapidez y criterio. Perfil requerido Escolaridad: Licenciatura concluida en Administración, Relaciones Internacionales, Comunicación, Negocios o carrera afín. Experiencia: - 3 a 5 años de experiencia como Executive Assistant, Asistente de Dirección, Personal Assistant o posiciones similares. - Experiencia brindando soporte a posiciones directivas. - Experiencia administrando agendas complejas y múltiples prioridades. - Deseable experiencia en empresas de tecnología, telecomunicaciones o ambientes corporativos dinámicos. Conocimientos y herramientas - Microsoft Office, especialmente Outlook, PowerPoint, Word y Excel. - Manejo avanzado de calendarios y herramientas de colaboración. - Organización de viajes nacionales e internacionales. - Elaboración y seguimiento de minutas y acuerdos. - Preparación de presentaciones y documentos ejecutivos. - Gestión de gastos y comprobaciones. - Inglés avanzado, idealmente conversacional y escrito. Competencias clave - Organización y atención al detalle. - Alto sentido de urgencia. - Proactividad y anticipación. - Discreción y confidencialidad. - Comunicación ejecutiva. - Excelente actitud de servicio. - Capacidad de priorización. - Seguimiento y orientación a resultados. - Resolución de problemas. - Adaptabilidad ante cambios. - Inteligencia emocional y buen manejo interpersonal. ¿Qué buscamos especialmente? Una persona que vaya más allá de administrar una agenda. Buscamos a alguien capaz de entender prioridades, anticiparse a lo que viene, conectar pendientes entre diferentes personas y áreas, y asegurarse de que los acuerdos realmente sucedan. Debe sentirse cómoda trabajando en un entorno dinámico, con cambios de último momento, múltiples interlocutores y temas confidenciales, manteniendo siempre organización, profesionalismo y atención al detalle. Indicadores de éxito - Organización y cumplimiento de agenda. - Seguimiento y cierre oportuno de acuerdos. - Anticipación de necesidades y conflictos. - Calidad y precisión de la información preparada. - Eficiencia en coordinación de reuniones y viajes. - Capacidad de respuesta ante cambios e imprevistos. - Confidencialidad y manejo profesional de información sensible.