Student Services Officer/Front Desk Officer

Deine Rolle  Du bist das Herzstück unseres Campus: erster Kontaktpunkt für Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste — und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unser Campus organisatorisch rund läuft.  Du kombinierst also zwei Welten:  - Empfang & Student Support (warm, präsent, empathisch) - Office & Administration (strukturiert, zuverlässig, organisiert)Deine Aufgaben  1. Empfang & Studentenkontakt  - Du begrüßt Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste freundlich und professionell - Du hast ein Gespür für die Stimmung am Campus und weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht - Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc. - Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich 2. Office & Organisation  - Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente - Bearbeitung von Anträgen und Formularen - Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen - Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe - Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten - Postein- und -ausgang - Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle) - Erstellungen von Dokumenten (Zeugnisse3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen  - Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen - Kommunikation mit Behörden (z. B. BAföG-Amt) - Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen - Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o. Ä.) - Erfahrung im Front Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt - Gespür für Menschen und Freude an einem lebendigen Campus - Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word) - Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise - Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten - Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch - 40h/Woche, 12 Monate befristet - Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung - Kreatives, internationales Umfeld - Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten - 30 Tage Urlaub (anteilig) - Gesundheitsangebote