Auxiliar Operativo de Estrategia Comunitaria de VIH, Nicaragua

La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) es una institución de educación superior que, desde hace más de sesenta años, impulsa el desarrollo del país a través de programas académicos, de investigación y de extensión de alto impacto. Contamos con tres campus, seis facultades y un Instituto de Investigaciones, que conforman una estructura académica sólida orientada a la formación integral de profesionales y al avance del conocimiento. Nuestras facultades son: Ciencias y Humanidades, Educación, Ciencias Sociales, Ingeniería, Administración y Negocios y Colegio Universitario. En UVG creemos que el conocimiento es motor de transformación, por ello promovemos la equidad en el acceso a la educación mediante programas de becas y apoyo financiero. Nuestro equipo está integrado por docentes, investigadores, científicos y profesionales apasionados, comprometidos con la excelencia académica y el desarrollo de Guatemala. Brindamos oportunidades de crecimiento, innovación y formación continua, porque confiamos en el talento, la creatividad, el compromiso y la dedicación de nuestra comunidad. Hoy buscamos personas que deseen sumarse a compartir nuestra visión en el marco de la ética y excelencia a través de su experiencia, para entregar a Guatemala y al mundo personas ingeniosas y comprometidas. Objetivo del puesto: Ser el apoyo operativo directo en Nicaragua para la implementación de la estrategia comunitaria de VIH, mediante la recepción y tramitación oportuna de requerimientos definidos por el Supervisor de Implementación Comunitaria y las instancias autorizadas; la obtención de cotizaciones auténticas y verificables; el soporte documental de compras, caja chica, anticipos, suministros y activos en uso del proyecto; y el seguimiento administrativo de cada trámite hasta su entrega a la instancia responsable. La planificación técnica, la determinación de necesidades y la autorización de compras, viajes y gastos permanecen en las instancias competentes. Funciones y actividades relacionadas a cada función 1. Tramitación operativa de requerimientos autorizados - Recibir del Supervisor de Implementación Comunitaria los requerimientos de bienes, servicios, viajes y materiales, debidamente definidos y autorizados conforme al plan aprobado. - Verificar que cada solicitud contenga especificaciones, cantidades, fechas requeridas, justificación y autorizaciones necesarias; devolver oportunamente solicitudes incompletas. - Ingresar las solicitudes en los sistemas institucionales dentro de los plazos establecidos, y mantener informado al solicitante sobre su estado y cualquier riesgo de demora. - Apoyar la entrega y recepción documental de suministros cuando sea requerido; la definición de rutas, destinos, fechas de viaje y prioridades de intervención corresponde al supervisor y responsables técnicos.2. Cotizaciones auténticas y gestión de solicitudes de compra - Obtener cotizaciones directamente de proveedores reales, verificando su procedencia, identidad, fecha, vigencia, especificaciones y condiciones ofertadas. - Conservar evidencia trazable de la solicitud y recepción de cada cotización (correo institucional, documento emitido por el proveedor u otro medio verificable). - No elaborar cotizaciones en nombre de proveedores, alterar precios o condiciones, simular competencia, fragmentar compras ni favorecer indebidamente a un oferente. - Declarar oportunamente conflictos de interés reales, potenciales o aparentes y comunicar cualquier irregularidad o sospecha de cotizaciones no auténticas a Compras y a la instancia de cumplimiento correspondiente. - Preparar y someter oportunamente solicitudes de compra con respaldo íntegro, sin seleccionar adjudicatarios ni aprobar compras o compromisos financieros.3. Apoyo operativo en caja chica, anticipos y viajes - Gestionar documentalmente solicitudes y entregas de anticipos o caja chica/caja menuda previamente autorizados, según el procedimiento aplicable. - Realizar diligencias operativas menores autorizadas (por ejemplo, pago de servicios básicos o adquisición de suministros menores), únicamente cuando la modalidad y controles institucionales lo permitan. - Recopilar comprobantes originales o válidos y presentarlos oportunamente al responsable de la liquidación, manteniendo controles auxiliares de fondos y documentos bajo su custodia. - La titularidad del anticipo, autorización del gasto, aprobación de liquidaciones y revisión financiera corresponderán a las personas formalmente designadas; no aprobará sus propias transacciones.4. Control de suministros y activos del proyecto - Actualizar el registro de suministros y activos fijos en uso y bajo responsabilidad del proyecto, conforme a los permisos y procedimientos establecidos. - Registrar entregas, traslados y devoluciones en Snipe-IT u otro sistema aprobado y apoyar inventarios físicos y conciliaciones. - Reportar necesidades de reposición, daños o pérdida de bienes propios del proyecto a Gestión y Operaciones. - No gestionar mantenimiento o reposición de equipos propiedad del MINSA salvo que exista autorización y alcance formalmente aprobado.5. Trazabilidad documental y seguimiento de trámites - Mantener expedientes completos de solicitudes, cotizaciones auténticas, aprobaciones, órdenes, entregas, anticipos y comprobantes. - Dar seguimiento a trámites pendientes y alertar oportunamente al supervisor y a Gestión y Operaciones sobre faltantes o riesgos para las fechas solicitadas. - Elaborar reportes periódicos de solicitudes recibidas, presentadas dentro del plazo, pendientes y observadas, distinguiendo demoras por requerimientos incompletos o por aprobaciones de otras instancias.6. Integridad, segregación de funciones y confidencialidad - Cumplir las políticas de compras, anticorrupción, conflictos de interés, gastos menores, viajes, activos y protección de información aplicables. - Mantener separadas la preparación del trámite, evaluación y selección de proveedores, autorización, pago y revisión de liquidaciones. - Reportar de inmediato presiones para alterar cotizaciones, irregularidades de proveedores o cualquier intento de favorecimiento. - Proteger la información y recursos asignados, y mantener evidencia suficiente para revisión institucional o del donante. Formación: Nivel medio completo, de preferencia en temas contables. Deseables estudios universitarios en Administración de Empresas, Auditoría, Logística o carrera afín. Experiencia: Preferiblemente un año en apoyo operativo, administrativo, logístico o control documental de proyectos; deseable experiencia con equipos de campo. Idiomas: Español; inglés básico deseable Conocimientos: Cotizaciones y procedimientos de compras; integridad de proveedores, conflictos de interés y prevención de fraude; caja chica y anticipos; control documental; inventarios de activos del proyecto; hojas de cálculo y herramientas institucionales. Deseable Snipe-IT. Disponibilidad: Desplazamientos locales cuando se requieran para actividades logísticas de la estrategia comunitaria. Ubicación: Managua, Nicaragua Tipo de contratación: Contrato por proyecto con posibilidad de extensión sujeta según disponibilidad del donante.  Modalidad de trabajo: Trabajo administrativo y operativo, con desplazamientos puntuales a los territorios de intervención para entrega, verificación o resguardo de materiales y equipos, cuando se requiera. Interesados ​​en la posición y que cumplan con los requisitos subir  hoja de vida  y  enviar pretensión salarial.