Office & Reception Manager:in (all genders) in Teilzeit (22,5h)

Als Office & Reception Manager:in bist du die erste Anlaufstelle unserer Agenturgruppe im Paulihaus. Mit deiner freundlichen und positiven Art empfängst du Besucher:innen, unterstützt unsere Teams und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter:innen und Gäste von Anfang an willkommen fühlen. Du arbeitest selbstständig, serviceorientiert und als wichtige Schnittstelle zu unseren Teams und Dienstleister:innen. Deine Aufgaben im Detail: - Empfang & Telefonzentrale: Du begrüßt unsere Besucher:innen freundlich und souverän, nimmst nationale und internationale Anrufe entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter.   - Post- und Kuriermanagement: Du nimmst die Eingangspost und Kurierlieferungen entgegen, bearbeitest die Ausgangspost und stellst eine zuverlässige Verteilung sicher.   - Bestellmanagement: Du behältst den Bestand an Verbrauchs- und Büromaterialien im Blick, löst Bestellungen aus und koordinierst die Lieferungen.   - Terminorganisation: Du pflegst eine übersichtliche Zusammenstellung interner und externer Termine unserer Mitarbeiter:innen und hältst sie aktuell.   - Schnittstelle im Office: Du bist Ansprechpartner:in für Kolleg:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und weitere externe Kontakte. Kleinere organisatorische Aufgaben koordinierst du eigenständig und pragmatisch.   - Service & Ablaufqualität: Du erkennst, was in der Agentur gebraucht wird, bringst Themen proaktiv ins Rollen und sorgst dafür, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen. - Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung. Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil; Erfahrung im Agenturumfeld ist ein Plus, aber kein Muss. - Flexibilität & Zuverlässigkeit: Du bist bereit, im Früh- und/oder Nachmittagsschichtsystem zu arbeiten. Am liebsten ist uns, wenn du sowohl vormittags als auch nachmittags einsetzbar bist – eine reine Vormittags- oder Nachmittagstätigkeit ist aber ebenfalls möglich. Die konkreten Einsatztage stimmen wir gemeinsam mit dir ab.  - Ausgeprägte Serviceorientierung: Du unterstützt andere gern, denkst mit und hast Freude daran, eine gute Anlaufstelle für unterschiedliche Anliegen zu sein. - Souveränes Auftreten: Du kommunizierst freundlich, verbindlich und professionell. - Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Dabei kannst du Aufgaben sinnvoll priorisieren und zuverlässig nachhalten. - Sicherer Umgang mit digitalen Tools: Du arbeitest routiniert mit MS Office, insbesondere Outlook.  Sprachkenntnisse: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst auch auf Englisch sicher. Vielfalt ist für uns selbstverständlich: Unsere Stellenausschreibungen richten sich an alle Menschen – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Weltanschauung. Für uns zählen die für die jeweilige Position relevanten Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen. - Ein nettes und engagiertes Office-Management-Team, mit dem du eng zusammenarbeitest und das sich gegenseitig unterstützt. - Arbeiten im neuen Paulihaus im Herzen von Hamburg-St. Pauli. - 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit). - Zuschüsse für Mobilität (z. B. ÖPNV oder Fahrradleasing). - Gesundheit und Fitness: Vergünstigte Mitgliedschaften (u. a. Urban Sports Club und Beat21) sowie ein wöchentlicher Rückenfitnesskurs direkt im Paulihaus.