Front Office Manager

Over Hotel Arena Een hotel? Zeker. Maar Hotel Arena is vooral een plek waar altijd iets gebeurt. Midden in het Oosterpark, verscholen tussen het groen en toch midden in Amsterdam, vind je een plek waar historie, cultuur, creativiteit en hospitality iedere dag samenkomen. En zodra de zon zich laat zien stroomt ons grote terras vol met Amsterdammers, hotelgasten, creatieven en iedereen die gewoon zin heeft in een goed glas, lekker eten en een fijne middag. Dat is Hotel Arena, waar Amsterdam de rest van de wereld ontmoet. We zijn een zelfstandige organisatie met een eigen karakter, korte lijnen en volop ruimte voor ideeën. En juist bij de Front Office komt alles samen. Hotelgasten die voor het eerst binnenstappen. Vaste gasten die we inmiddels bij naam kennen. Een internationaal gezelschap dat arriveert voor een event. Een vraag die nú opgelost moet worden. Een drukke check-in terwijl de telefoon gaat en er tegelijkertijd iets onverwachts gebeurt. Daarom zoeken we een Front Office Manager die overzicht houdt als het druk wordt, energie brengt op de vloer en samen met het team zorgt dat iedere gast zich welkom voelt. Over jouw direct leidinggevende, de Rooms Division Manager Je komt terecht in een Front Office-team waarin gastbeleving, eigenaarschap en samenwerking centraal staan. De Rooms Division Manager omschrijft die samenwerking zo: “Als Front Office Manager zoek ik iemand die naast mij staat en echt eigenaarschap pakt over de Front Office. Iemand die niet wacht tot ik met oplossingen kom, maar zelf initiatief neemt, kansen ziet en verantwoordelijkheid durft te pakken. Je krijgt van mij de ruimte en het vertrouwen om je team en afdeling op jouw manier te leiden. Tegelijkertijd verwacht ik dat je mij meeneemt in wat er speelt, kritisch durft te zijn en samen met mij blijft kijken hoe we de operatie, het team én de gastbeleving iedere dag een beetje beter kunnen maken. De lijnen tussen ons zijn kort: ik ben er om met je te sparren, maar vertrouw erop dat jij vooroploopt.” Wat mag je van ons verwachten? Je loopt niet iedere ochtend een standaard hotellobby binnen, maar werkt vanuit een monumentaal pand midden in het Oosterpark. Een plek waar geen dag hetzelfde is en waar jouw afdeling letterlijk het gezicht van Hotel Arena is. Je kunt van ons verwachten: - Een zelfstandige leidinggevende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. - Een team waarin samenwerken, gastvrijheid en plezier centraal staan. - De mogelijkheid om processen niet alleen uit te voeren, maar ook daadwerkelijk beter te maken. - Korte lijnen binnen een zelfstandig hotel, waardoor jouw ideeën snel verschil kunnen maken. - Een werkplek midden in het groen en tegelijkertijd midden in Amsterdam. - Een organisatie waar cultuur, hospitality en events letterlijk onder één dak samenkomen. - Leuke personeelsuitjes, personeelskorting, gastenlijstplekken en na je proeftijd een overnachting voor twee, zodat je Hotel Arena ook zelf als gast kunt beleven. Wat ga je doen? Als Front Office Manager ben jij de aanvoerder van onze Front Office. Jij zorgt ervoor dat de operatie 24/7 staat, maar vooral dat er een team staat dat weet wat het moet doen, verantwoordelijkheid durft te nemen en iedere dag opnieuw voor onze gasten klaarstaat. Je bent zichtbaar op de vloer, weet wat er speelt en schakelt moeiteloos tussen gast, team en organisatie. De ene minuut coach je een collega tijdens een drukke shift. Even later los je een onverwachte situatie met een gast op, kijk je kritisch naar de planning of stem je af met Housekeeping, Reservations, Park of Events. En als je merkt dat iets slimmer, sneller of beter kan? Dan kaart je het niet alleen aan. Je zorgt dat er iets gebeurt. Concreet betekent dit dat je: - De dagelijkse Front Office-werkzaamheden coördineert en zorgt dat de operatie soepel verloopt. - Supervisors en Front Office-medewerkers aanstuurt, coacht en begeleidt. - Zorgt voor een gastvrije, professionele en motiverende werkomgeving. - Check-in- en check-outprocessen continu bekijkt en waar mogelijk verbetert. - Personeelsroosters opstelt en/of beoordeelt en stuurt op een efficiënte personeelsinzet. - Complexe reserveringen, klachten en escalaties oppakt wanneer dat nodig is. - Nauw samenwerkt met andere afdelingen zoals Housekeeping, Reservations, Park en Events. - Knelpunten in de dagelijkse operatie herkent en omzet in concrete verbeteringen. - Verantwoordelijkheid neemt voor werving, onboarding, ontwikkeling en performance binnen je team. - Stuurt op productiviteit, servicekwaliteit en gasttevredenheid. - Bijdraagt aan commerciële doelstellingen, waaronder upselling en bezettingsoptimalisatie. - Operationele doelstellingen en jaarplannen vertaalt naar wat er iedere dag op de vloer moet gebeuren. Jij bent… Een natuurlijke leider die zichtbaar is. Niet iemand die de Front Office vanuit een kantoor probeert te managen, maar iemand die wil weten wat er op de vloer gebeurt. Je ziet wanneer een collega hulp nodig heeft, merkt het wanneer een gast nét iets meer aandacht verdient en houdt overzicht wanneer er vijf dingen tegelijkertijd gebeuren. Rust als het druk is. Energie als het nodig is. Je bent zelfstandig, organisatorisch sterk en oplossingsgericht. Je kunt mensen meenemen, motiveren en aanspreken en begrijpt dat een goed team uiteindelijk het verschil maakt tussen correcte service en échte gastvrijheid. Je vindt het leuk om mensen beter te maken in hun vak en creëert een omgeving waarin medewerkers verantwoordelijkheid durven nemen. Tegelijkertijd kijk je verder dan vandaag. Waarom loopt dit proces iedere week vast? Kan die planning slimmer? Waar laten we commerciële kansen liggen? En wat kunnen we morgen beter doen dan vandaag? Je wacht niet tot iemand anders met het antwoord komt. Je gaat ermee aan de slag. Je bent communicatief sterk, representatief, sympathiek en gastvrij. En je begrijpt dat je als Front Office Manager niet alleen leidinggeeft aan een afdeling, maar mede bepaalt hoe gasten Hotel Arena ervaren. Maar misschien nog wel belangrijker: Je wilt niet simpelweg Front Office Manager van een hotel zijn. Je wilt samen met je team het gezicht zijn van een plek met een eigen karakter, midden in Amsterdam. Welkom bij Hotel Arena.