Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei: Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist. - Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten - Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen - Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings - Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung - Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene - Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung - Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz - Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung - Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation - Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat - Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen - Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern - Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams) - Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil - Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO - Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office - Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe - Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen - 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld - Flexible Arbeitszeitgestaltung - Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der +49 152 51544077 bzw. [email protected] weiter!