Secretaresse medische afdeling Chirurgie

Wat ga je doen? Jij werkt als secretaresse m/v/x voor een 7-tal stafchirurgen binnen de medische afdeling Chirurgie. Jouw taken omvatten onder andere het verzorgen van correspondentie en agendabeheer. Je hebt de vaardigheid om flexibel met de agenda's om te gaan en houdt rekening met prioriteiten zoals patiëntenzorg, beschikbaarheid voor OK's en polispreekuren. Daarnaast breng je ad hoc aanpassingen aan als de situatie daarom vraagt. Je coördineert activiteiten rondom projecten en behandelt de mails, waarbij je termijnen bewaakt, concepten opstelt en archivering verzorgt. Je ondersteunt de stafchirurgen bij universitaire taken (promoties). Daarnaast ondersteun je bij kwaliteitsregistraties. Je zorgt voor de organisatorische taken bij bijeenkomsten. Je ontvangt relaties en onderhoudt contacten met zowel interne als externe relaties. Ook bereid je vergaderingen voor, neem je notulen en bewaak je de daaruit voortkomende afspraken. Verder regel je zelfstandig dienstreizen en verzorg je de administratie hiervan. Tenslotte fungeer je als back-up voor collega-secretaresses bij afwezigheid door vakanties of parttime dagen. Hoe ziet je werkomgeving eruit? De medische afdeling Chirurgie bestaat uit een aantal deelgebieden, waaronder de lever-, galweg- en alvleesklierchirurgie. Je bent hoofdzakelijk voor de medisch specialisten in dit deelgebied werkzaam. Binnen de medische afdeling wordt inhoud gegeven aan patiëntenzorg, onderzoek, opleiding en onderwijs. Hier zijn chirurgen, arts-assistenten, Physician assistants, onderzoekers, secretaresses etc. werkzaam die of een contract hebben binnen het MUMC+ of binnen de samenwerkingsverbanden daarbuiten. Daarnaast werk je samen met andere disciplines, zoals met professionals uit andere medische afdelingen of stafdiensten. Je maakt deel uit van een team van 10 administratieve collega's, gezamenlijk verantwoordelijk voor het secretariaat en de administratie van de vakgroep. Jouw rol reikt verder dan alleen administratieve taken. Je wordt een cruciale schakel in een team dat bestaat uit secretaresses, OK-planners en onderwijssecretaresses. Het secretariaat wordt aangestuurd door de stafadviseur bedrijfsvoering. In principe heeft iedere secretaresse een eigen aandachtsgebied, maar bij afwezigheden worden elkaars taken overgenomen. Binnen het team heerst een collegiale sfeer waarbij onze dienstverlening centraal staat.